資料の整理

重要なのは無くさないこと。保存方法は適当でOK

第一に明らかに使えないもの以外の領収書・レシートは全部とっておくということ。
第二に使った領収書・レシートは月ごとに保管しておくこと

第一は記帳前、第二は記帳後の話です。保存の基本はこれだけです。ファイリングなどのルールはありません。

領収書・レシート・カード明細

領収書はノートなどに貼っておくか、面倒なら月ごとに封筒にでも入れておきましょう。来るかどうかも分からない調査のために丁寧に保存しておく必要はありません。
ノートに貼る場合も1月の枚数はたかが知れています。いちいち日付順や経費の種類別に貼る必要はありません。
私の場合、A4の紙の左下から右上に向かって1センチくらいずつずらすようにレシートを重ねて貼って保管しています。貼る順番は適当です。右下など紙の余白に「○月分」と書いておきます。

レシート類と同じようにカードの使用明細もとっておきましょう。最近は携帯やネットの料金は明細が来ないのことの方が多いのでカードの明細も必須です

カード払いのものはレシートとカード明細で経費を2重に計上しないよう注意してください。
カード明細には事業とは無関係の使用分も含まれているでしょうからネット・携帯代はカード明細から、それ以外は全部領収書・レシートから計上すると確実です。

これは私の方法ですが、
 ・普通のレシート、領収書→月別にA4の紙に貼付して保存。日付順は適当
 ・カード明細→そのまま保存
 ・amazonなどのA4の領収書→そのまま保存
をしています。A4の2穴のファイルに月別に重ねていくだけです。

交通費

交通費はチャージの領収書だけだと説得力が弱いです(最近はsuicaなどで買い物ができるため)。利用明細も印字しておくか手書きの交通費精算書も作っておきましょう。精算書は伝票形式ではなく
「8/11 池袋→新木場→国際展示場 590円」
のように日付・経路・金額を書けるようにした交通費明細表のようなものを作ってしまうと便利です。
手書きでもかまいませんが、エクセルなどで表にしてしまうと日付順にソートでき使い勝手がいいです。

帳簿の保存

白色申告で売上300万までは帳簿の保存は不要ですが、それ以外の場合は帳簿の保存が必要です。ちゃんと複式簿記でやっているなら最低限
・仕訳日記帳
・元帳
・期末試算表
を保存しておきます。別ページで紹介した「えくしん青色簿記」のような方法をとっている場合は
・売上帳
・経費帳
・決算整理仕訳
・期末試算表 を保存しておきます。

とはいえ調査が来なければ帳簿など無用の長物。調査が来ることになったときに印刷しても問題はありません。それまでにデータが消えていなければですが
HDDのクラッシュなどに備え暇なときにでも印刷しておいた方が安心といえば安心です。

申告書の保存

確定申告書の控えも保存しておきます。
税務署で控えにも収受印(青い受付判)を押してもらえば完璧ですが、無くてもかまいません。
国税庁のホームページで申告書を作成すると提出用と控えが作成されます。

届出書等の保存

普通の人の場合、提出しているのは「開業届」と「青色申告の承認申請」の2つだと思います。これらを提出するときは控えも作成し、収受印の押されたものを保管しておきます。

保存期間

帳簿・領収書類・申告書は基本7年です。10年とっておけば完璧。民法の時効が10年なのでここは10年保存でいきましょう。

届出書・申請書は永久保存です。これは規定がどうとか関係有りません。一度出した届出や申請は取り下げない限りずっと有効です。ですから最初に出した書類もいつどんな届出を出したか忘れないためにも保管しておくのが一番です。ただし保管していなくてもなんの問題もありません。

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